كل شيء عن البناء تعرف معنا على "كل شيء عن البناء"
مهما كانت ماهية المشاريع التي تريد القيام بها فإن إدارة أي مشروع عادة ما تتبع نفس المرتكزات الأساسية وهي كالتالي:
- تعريف ماهية ونوع المشروع Definition of Project.
- التخطيط للمشروع Planning the Project.
- تنفيذ المشروع Executing the Project.
- مراقبة المشروع Controlling the Project.
- إنهاء المشروع Closure of the Project.
ويمر كل مشروع بعدة مراحل منطقية ومتتالية، تبرز على النحو التالي:
- البدء Initiation.
- التخطيط Planning.
- التنفيذ Execution.
- الرقابة Controlling.
- الإنهاء Completion.
أما عن عوامل نجاح المشروع، فتطلب الآتي:
- الوعي بطبيعة نشاط المشروع وتوافر العمالة الماهرة لتنفيذ هذا النشاط.
- الإدارة السليمة والواعية للمشروع.
- توافر مدير مشروع مؤهل و كفؤ.
- إتباع تخطيط استراتيجي سليم.
- الكفاءة الإدارية و تطوير المهارات الإدارية بشكل مستمر لدى جميع أفراد فريق العمل.
- الاستعانة المستمرة بأصحاب الخبرات الأخرى (الخبرات المحاسبية، والخبرات الإدارية…إلخ).
- إدارة الوقت بشكل سليم.
- إتخاذ القرارات السليمة التي تؤدي بدورها لنجاح المشروع.
- إدارة المخاطر وكيفية التعامل معها بشكل سليم.
- إدراك طبيعة السوق والبيئة المحيطة و العالمية في بعض الأحيان.
- التطوير واستخدام أحدث الأساليب التقنية الحديثة.
- تشجيع العاملين عن طريق استخدام الحوافز المادية و المعنوية.
- العمل بروح الفريق التكاملي .
إذا ما هي الخطوات الأساسية في إدارة المشاريع تفصيلياً؟
أولاً: التمهيد الأولي Initiating في إدارة المشاريع: التي تتضمن عملية تحديد طبيعة المشروع و مداه من خلال فهم بيئة العمل و التأكد من السيطرة على كل المتطلبات، وعملية التهيئة يجب أن تشتمل على:
- تحليل المتطلبات قياسياً، بمعنى التعامل رقمياً مع جزيئات المشروع من وقت و عمالة وخامات و تمويل… إلخ.
- مراجعة قدرات التشغيل الحالية كمرحلة أولية من التقييم للإمكانيات المتاحة لدى المؤسسة لتنفيذ المشروع .
- التحليل المالي للصادر و الوارد و الذي يتضمن تحليل معدل الإنفاق و الكسب من المشروع.
- التقييم التحليلي لتوزيع المهام الممكن بالشكل الأكثر كفاءة بين عناصر فريق العمل في المشروع.
- عمل خريطة تفصيلية لمراحل العمل من حيث المهام والتكلفة وجداول التسليم و الإنهاء للمشروع.
ثانياً: التخطيط و التصميم Planning and design في إدارة المشاريع: حيث يشمل التخطيط لضمان التوافق بين عناصر الوقت، والتكلفة، و الموارد مع معدل العمل المراد إنجازه، بالتوازي مع تقدير عوامل المخاطرة المقبولة. و بصفة عامة ينطوي تخطيط و تصميم المشروع على الخطوات التالية:
- تحديد استراتيجية و نموذج التخطيط المناسب لتنفيذ المشروع سواء كخطة متسلسلة أو متشعبة.
- تطوير التعامل مع الموارد المتاحة بالشكل الأكثر كفاءة.
- اختيار فريق التخطيط و التصميم الملائم.
- ترتيب الأولويات و مراحل التسليم، وتحديد مسار الأنشطة التنفيذية و كيفية ترابطها و تكاملها منطقيا.
- تقدير الموارد المطلوبة و الميزانية التقديرية لكل الأنشطة التنفيذية في سياق المشروع.
- تطوير جدول العمل بما يتلاءم مع متطلبات تنفيذ المشروع.
- التخطيط للتعامل مع عوامل الخطورة المحتملة الظهور في سياق المشروع.
- الحصول على الموافقات الرسمية لبدء العمل.
- ضمان سلاسة التواصل بين منسقي المشروع، و يفضل وجود نموذج تصوري للمشروع و عملياته، حتى يساعد فريق التخطيط في التعرف على المطلوب تنفيذه و تسليمه بالدقة المطلوبة.
ثالثاً : التنفيذ Executing في إدارة المشاريع: حيث يمثل تنفيذ المشروع مجموعة من العمليات المترابطة في تسلسل منطقي لاستكمال متطلبات خطة العمل، وتتضمن فعلياً تكامل النشاط البشري في التعامل و التشغيل للموارد المتاحة بأقصى كفاءة لإتمام المشروع في الوقت المحدد له.
رابعاً : المتابعة و التحكم Monitoring and controlling في إدارة المشاريع: التي تتضمن عملية المراقبة لمراحل التنفيذ و مستوياته و مخرجاته الأولية و التالية مع الضبط في حينه للخطوات المرحلية للمنتج و تشتمل هذه المرحلة على الأنشطة التالية:
- القياس المرحلي ، و تقييم التكلفة ، و الجهد، و الإمكانيات و مدى توافقها مع منتهيات الخطة الموضوعة للوصول إلى الأهداف الموضوعية من المشروع.
- تطبيق الممارسات التي تصحح مسار العمل أولا بأول في حال وجود حاجة إليها.
- التحكم في العوامل التي قد تؤدي إلى الحياد عن التطبيق المتكامل لجزئيات العمل؛ خاصة في المشاريع متعددة المراحل، حيث تكون المراقبة و الضبط مصدر التغذية الراجعة Feedback في المراحل المتقدمة لتصحيح أي مسارات مغايرة للمطلوب إنجازه .
خامساً: الإنهاء/ الإغلاق Completion/ Closing في إدارة المشاريع: الذي يتضمن مرحلة التسليم والتسلم الرسمي للمشروع، مما يعني تقبل العمل الذي تم إنجازه ويتضمن المراحل الآتية:
- إنهاء المشروع بإنهاء جميع الأنشطة التي ينطوي عليها المشروع رسمياً مع توثيق المراحل التنفيذية كمرجعية عمل وخبرة مستقبلية.
- إنهاء العقود و التي تتضمن مراجعة العقود و التصديق عليها بانتهاء المشروع من قبل جميع الأطراف المتشاركة و المتعاقدة في سياق المشروع.
تطوير مؤسسة التقنيات المتطورة لتقنية المعلومات 